Ilkka-Yhtymä Oyj:n yhtiökokouskutsu
Ilkka-Yhtymä Oyj Pörssitiedote 20.5.2020, klo 9.00
ILKKA-YHTYMÄ OYJ:N YHTIÖKOKOUSKUTSU
Ilkka-Yhtymä Oyj on 10.6.2020 koollekutsuttavan yhtiökokouksensa valmistelussa ryhtynyt useisiin varotoimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää huomioiden osakkeenomistajien, Ilkka-Yhtymä Oyj:n henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus, ja se että yhtiökokous voi päättää esityslistan mukaisista asioista, kuten osingonmaksusta.
Turvallisuussyistä yhtiön hallintoneuvosto pyytää vahvasti osakkeenomistajia olemaan saapumatta kokouspaikalle. Ilkka-Yhtymä Oyj:n yhtiökokous järjestetään vain, jos kokouksen osallistujamäärä on niin vähäinen, että se voidaan järjestää turvallisesti ja Suomen viranomaisten ohjeita noudattaen.
Yhtiökokous ja toimitusjohtajan esitys pidetään mahdollisimman lyhyinä ja kokouksessa käsitellään vain kokouskutsun mukaiset välttämättömät asiat. Yhtiön johdon osallistuminen kokoukseen rajoitetaan vähimpään mahdolliseen. Yhtiökokouksessa ei ole kahvitarjoilua eikä kokousmateriaaleja jaeta.
Osakkeenomistajia kehotetaan seuraamaan yhtiökokousta verkossa, ja käyttämään äänioikeuttaan äänestämällä ennakkoon tai yhtiön tarjoaman valtakirjapalvelun avulla. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun kohdassa C.) Ohjeita kokoukseen osallistujille.
Ilkka-Yhtymä Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidetään keskiviikkona 10.6.2020 klo 10.00 Ilkka-Yhtymän toimitiloissa, Koulukatu 10, Seinäjoki, jos kokouksen osallistujamäärä on niin vähäinen, että yhtiökokous voidaan järjestää turvallisesti ja Suomen viranomaisten ohjeita noudattaen. Jos kokous pidetään, kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 9.30.
A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2019 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen sekä hallintoneuvoston lausunnon esittäminen
– Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen
Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että vuodelta 2019 vahvistettavan taseen perusteella maksetaan osinkoa 0,20 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka osingonjaon täsmäytyspäivänä 12.6.2020 on merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön omistajaluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 22.6.2020.
9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle
10. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely
Yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikan esittäminen sekä yhtiökokouksen neuvoa-antava päätös palkitsemispolitiikan hyväksymisestä. Toimielinten palkitsemispolitiikka on yhtiön internetsivuilla www.ilkka-yhtyma.fi > Sijoittajat > Hallinnointi > Yhtiökokous.
11. Hallintoneuvoston jäsenten ja puheenjohtajan palkkioista päättäminen
Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston puheenjohtajan ja jäsenten palkkiot pidetään ennallaan: hallintoneuvoston puheenjohtajalle maksetaan palkkiona 1 500 euroa kuukaudessa ja kokouspalkkiona 400 euroa kokoukselta ja jäsenille 400 euroa kokoukselta. Hallintoneuvoston jäsenten matkakulut ehdotetaan korvattavaksi Verohallinnon vahvistaman kulloisenkin matkakorvausperusteen enimmäismäärän mukaisena.
12. Hallintoneuvoston jäsenten lukumäärästä päättäminen
Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston jäsenmäärä pysyy ennallaan yhdeksässätoista (19) jäsenessä.
13. Hallintoneuvoston jäsenten valitseminen
Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta ehdottaa, että hallintoneuvoston erovuoroisista jäsenistä Vesa-Pekka Kangaskorpi, Raimo Puustinen, Kimmo Simberg ja Jyrki Viitala valitaan uudelleen seuraavalle nelivuotiskaudelle.
14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio maksetaan laskun mukaan.
15. Tilintarkastajan valitseminen
Hallitus ehdottaa palkitsemis- ja nimitysvaliokunnan suosituksen mukaisesti, että yhtiön varsinaisena tilintarkastajana jatkaa Ernst & Young Oy, tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön ilmoituksen mukaisesti päävastuullisena tilintarkastajana toimisi KHT Terhi Mäkinen.
16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista ja/tai optio-oikeuksien antamisesta ja/tai muiden erityisten oikeuksien antamisesta ja niiden ehdoista
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista ja/tai optio-oikeuksien antamisesta ja/tai muiden erityisten oikeuksien antamisesta ja niiden ehdoista.
Valtuutuksen nojalla voidaan yhdessä tai useammassa erässä antaa enintään 3.850.000 II-sarjan osaketta tai osakkeisiin oikeuttavia optio- tai muita erityisiä oikeuksia. Ehdotettu valtuutuksen enimmäismäärä vastaa noin 15,13 % yhtiön kaikista osakkeista ja 18,11 % II-sarjan osakkeista tämän kutsun päivämääränä.
Valtuutus sisältää oikeuden antaa osakkeita ja/tai optio-oikeuksia ja/tai muita erityisiä oikeuksia osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen laissa määritellyin edellytyksin sekä oikeuden päättää maksuttomasta osakeannista yhtiölle itselleen.
Hallitus ehdottaa, että valtuutus on voimassa viisi vuotta yhtiökokouksen päätöksestä.
17. Lahjoitusvaltuutus
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään yhteensä enintään 50 000 euron suuruisesta yhdestä tai useammasta lahjoituksesta yleishyödyllisiin tai niihin rinnastettaviin tarkoituksiin sekä valtuuttaa hallituksen päättämään lahjoitustensaajista, käyttötarkoituksista, lahjoitusten aikataulusta sekä muista lahjoitusten ehdoista.
18. Kokouksen päättäminen
B. Yhtiökokousasiakirjat
Yhtiökokoukselle tehdyt ehdotukset ja tämä kokouskutsu ovat nähtävillä Ilkka-Yhtymä Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.ilkka-yhtyma.fi > Sijoittajat > Hallinnointi > Yhtiökokous. Ilkka-Yhtymä Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, sekä palkitsemispolitiikka ovat saatavilla mainituilla internetsivuilla. Ehdotukset, tilinpäätösasiakirjat sekä palkitsemispolitiikka ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävillä edellä mainitulla internetsivulla viimeistään 24.6.2020 alkaen.
C. Ohjeita kokoukseen osallistujille
1. Osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka 29.5.2020 on merkitty osakkeenomistajaksi Euroclear Finland Oy:n pitämään Ilkka-Yhtymä Oyj:n osakasluetteloon.
Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 5.6.2020 klo 16.00 mennessä.
Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua 20.5.2020 klo 10.00 alkaen
a) internetsivujen kautta www.ilkka-yhtyma.fi,
b) sähköpostitse yhtiokokous@ilkka-yhtyma.fi,
c) puhelimitse (06) 247 7113 arkipäivisin maanantaista perjantaihin klo 9.00–16.00 tai
d) kirjeitse osoitteeseen Ilkka-Yhtymä Oyj, Osakerekisteri, PL 60, 60101 Seinäjoki.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/Y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Ilkka-Yhtymä Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyyn. Ilmoittautumiskirjeen tai viestin on oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
2. Äänestäminen ennakkoon
Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta yhtiön internetsivujen välityksellä 20.5.2020, klo 10.00 – 5.6.2020, klo 16.00 välisenä aikana.
Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä yhtiökokouksessa ja hänen mahdollisuutensa äänestää ennakkoäänestysajan alkamisen jälkeen mahdollisesti muuttuneen asiakohdan osalta saattaa olla rajoitettu.
Sähköistä ennakkoäänestystä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ilkka-yhtyma.fi > Sijoittajat > Hallinnointi > Yhtiökokous. Ennakkoäänestämiseen tarvitaan osakkeenomistajan arvo-osuustilin numero.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistajia pyydetään olemaan saapumatta kokouspaikalle ja sen sijaan käyttämään äänioikeuttaan äänestämällä ennakkoon tai antamalla valtakirja yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua hyödyntäen.
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Tämän vuoden yhtiökokouksessa osakkeenomistajia pyydetään koronavirustilanteesta johtuen käyttämään yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua ja valtuuttamaan Ilkka-Yhtymä Oyj:n talousjohtaja Seija Peitso tai hänen määräämänsä edustamaan osakkeenomistajaa ja käyttämään tämän äänioikeutta kokouksessa.Osakkeenomistajan tulee olla ilmoittautunut yhtiökokoukseen voidakseen hyödyntää Ilkka-Yhtymä Oyj:n suosittelemaa valtakirjapalvelua.
Valtakirjamalli ja äänestysohjeet ovat yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ilkka-yhtyma.fi > Sijoittajat > Hallinnointi > Yhtiökokous. Valtakirja pyydetään palauttamaan 5.6.2020 klo 16.00 mennessä täytettynä ja allekirjoitettuna kuva- tai pdf-muodossa sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@ilkka-yhtyma.fi, tekstiviestin liitteenä puhelinnumeroon 050 511 4832 tai postitse osoitteeseen Ilkka-Yhtymä Oyj, Petra Rintala, PL 60, 60101 Seinäjoki.
Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
4. Yhtiökokouksen seuraaminen verkkolähetyksenä
Osakkeenomistajia pyydetään olemaan saapumatta kokouspaikalle ja sen sijaan seuraamaan yhtiökokousta verkkolähetyksen välityksellä.
Henkilöosakkaat voivat seurata yhtiökokousta etäyhteyden kautta osoitteessa www.ilkka-yhtyma.fi > Sijoittajat > Hallinnointi > Yhtiökokous. Etäyhteyden kautta osakkeenomistajan ei katsota osallistuvan yhtiökokoukseen eikä sitä kautta voi esittää puheenvuoroja eikä äänestää.
Ennakkokysymyksiä yhtiön johdolle voi jättää 3.6.2020 klo 12.00 asti sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@ilkka-yhtyma.fi
5. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon täsmäytyspäivänä 29.5.2020 Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 5.6.2020 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan katsotaan ilmoittautuneen yhtiökokoukseen, jos hänet on yllä kuvatun mukaisesti ilmoitettu tilapäisesti merkittäväksi osakasluetteloon.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.
6. Muut ohjeet ja tiedot
Yhtiön hallintoneuvosto pyytää osakkeenomistajia olemaan saapumatta kokouspaikalle Ilkka-Yhtymän toimitiloihin.
Osakkeenomistajan osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukaisen kyselyoikeuden toteuttamiseksi kokoukseen ilmoittautuneilla on mahdollisuus toimittaa ennakkoon kysymyksiä yhtiön hallitukselle ja toimitusjohtajalle. Kysymyksiin vastataan kokouksessa siltä osin, kuin ne koskevat yhtiökokouksessa käsiteltäviä asioita, eikä niihin vastaaminen voi aiheuttaa yhtiölle olennaista haittaa.
Kysymyksiin on liitettävä osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Kysymykset tulee toimittaa kirjallisesti yhtiölle viimeistään 3.6.2020 klo 12.00 mennessä osoitteeseen yhtiokokous@ilkka-yhtyma.fi tai postitse osoitteeseen Ilkka-Yhtymä Oyj, Osakerekisteri, PL 60, 60101 Seinäjoki.
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. Turvallisuussyistä kyselyoikeutta pyydetään kuitenkin käyttämään yllä mainitulla tavalla lähettämällä mahdolliset kysymykset ennakkoon.
Ilkka-Yhtymä Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 20.5.2020 II-sarjan osakkeita 21 256 257 edustaen
21 256 257 ääntä ja I-sarjan osakkeita 4 194 154 edustaen 83 883 080 ääntä eli yhteensä 25 450 411 osaketta ja 105 139 337 ääntä.
Seinäjoella 20.5.2020
ILKKA-YHTYMÄ OYJ
HALLINTONEUVOSTO
Lisätietoja:
Toimitusjohtaja Olli Pirhonen, Ilkka-Yhtymä Oyj
puh. 040 766 5418
JAKELU
Nasdaq Helsinki
Keskeiset tiedotusvälineet
www.ilkka-yhtyma.fi
